2015. március 4., szerda

Levelezzünk - lehetőségeink szerint


Azok a régi szép idők, amikor izgatottan lestem minden második hét elején előbb a postást, majd a postaládát… Levelet vártam, kézzel írottat, vicceset, kicsit csipkelődőset, mondjuk - úgy legkevesebb négy oldalasat. S ezt minden második héten, mert ennyi idő alatt térült-fordult a posta. Imádtam, hogy kézzel írott, bár néha gondjaim voltak azzal, hogy pontosan mit is írt a sorok lekörmölője, de a betűk formájából annyira jól kivehető volt, hogy épp milyen hangulatban ült le írni… A stílus és a tartalom változó volt, de valahogy mégis következetes és oldalakon keresztül volt elmesélni-megírni való. Két hét hosszú idő, írásba foglalni sem lehet röviden.

Manapság ez már nem így megy. Minden instant. „Adjad Uramisten – idézem drága jó nagyanyámat – de most mindjárt!” A levelek a kézlenyomatot már nem őrzik, a hangulatról, az érzelmi telítettségről leginkább a hangulatjelek és az elütések gyakorisága árulkodik.
Azt gondolnánk, hogy stílus és tartalom szempontjából nincs változás, de mégis. Az, hogy akár naponta többször is lehetőségünk van ráírni valakire, kevésbé szorít rá minket arra, hogy gondosan, részletekbe menően fogalmazzuk meg a mondanivalónkat. A terjedelem pedig, ... de erről később. Elkényelmesedünk. Minden szempontból. Pedig nem kéne! Az elektronikus levelezésnek is meg vannak az írott és íratlan szabályai. Érdemes ezekre is gondosan odafigyelni. Hiszen bár elektronikus és sztenderd karakterkészlettel működik, mégis rólunk szól, minket képvisel. 

A világban a tavaly meghaladta a 4 billiót az aktív elektronikus postaládák száma. A napi levélforgalmat pedig valahol 100 billió körülre becsülik. Csak, hogy tudjuk miről is beszélünk. 

Egy elektronikus levél a küldő (és a fogadó) e-mail címénél kezdődik. Mivel ez a cím az „arcunk”, a létrehozásakor érdemes olyan elnevezést használni, amit bármilyen helyzetben fel tudunk vállalni (biztosan sokunknak megvan a világhálón keringő anekdota: az új munkatárs és az elrettentő céges mail címek esetével). Azt, hogy a mailcím alapján mennyire vagyunk beazonosíthatóak, mindenkinek magának kell eldöntenie. 

A címzés általában nem nagy dolog. Azon túl, hogy gondosan és pontosan címezzük meg a levelet, különben az érintett soha nem fogja megkapni, nem is kell másra figyelnünk a magán levelezéseinkben. A céges levelezésnél már a ’másolatot kapja’ és a ’titkos másolatot kapja’ kategóriák megfontolásra érdemesek. Első sorban cégkultúra hordozza azt, hogy mikor kit kell rátenni a címzett listára, és igen, tudom, hogy van olyan helyzet, amikor nincs más módja a popsi levédésének, csak ha az a főnök főnökének a főnöke is ott szerepel (ebben a sorrendben), de ne feledjük a levélszemét ugyan olyan szennyező, mint bármely más hulladék, igyekezzünk a lehető legtakarékosabban bánni vele. 

A levél tárgya egy igen hasznos találmány: azonosításra, csoportosításra és visszakeresésre is szolgálhat. Igyekezzünk röviden és pontosan megfogalmazni a mondandónk tárgyát. Megtérül a ráfordított energia; vizsgálati adatok szerint a felhasználók 35% a levél tárgya alapján dönti el, hogy megnyissa a mailt vagy se.

Ha már levelet írunk, figyeljünk a tartalomra a stílusra és a helyesírásra. Fogalmazzunk pontosan és érthetően. Kerüljük, amennyire lehet, a rövidítéseket és a kétértelmű fogalmazást. Ne használjunk sértő kifejezéseket és vigyázzunk arra, hogy amit leírtunk és elküldtünk, ha megnyitotta a fogadó fél, az már nem visszahívható, kikerül az ellenőrzésünk alól. A levelezési etikett szerint hüvelykujj szabályként tartsuk magunkat a 150 karakterhez, vagy az 5 mondathoz, de ez szerintem csak üzleti környezetben igaz. Jó, ha figyelünk arra, hogy az emberek zöme ma már inkább mobilon olvassa a leveleit, és a kis képernyő az olvashatóságot is befolyásolja. Tehát a kicsi szép! 

Bár ezzel kellet volna kezdeni ezt a részt, csak most említem, de alapvető, hogy a levél elején köszönjünk, a levél végén pedig köszönjünk el, és ne feledjük „aláírni” a levelet. Üzleti környezetben hasznos, ha az aláírás a nevünkön túl a beosztásunkat az általunk képviselt céget és az elérhetőségeinket is tartalmazza
Ne feledjük újra átolvasni és javítani a levelet mielőtt rákattintanánk az elküld gombra.

A munka világában a levelezés az egyik legidőigényesebb feladat, egy átlagos irodai dolgozó munkaidejének 28%-át teszi ki, ami nagyjából 104 levelet jelent naponta. Érdemes tehát jól gazdálkodni vele.

Hát igen, így változunk mi, és így változik velünk a levelezés. Én még mindig visszasírom azokat a jó tintaszagú papírosokat, amiket titkos sarkokba bújva izgatottan lehetett újra meg újra rongyossá olvasni, és amelyeket aztán szalaggal átkötve illatos rózsafa dobozkában lehetett őrizgetni.
Ma is meg van!

Kép forrása internet.

lejegyezte: ebarátnőm